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如何打造简洁高效会议

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发表于 2014-3-21 11:25:29 | 显示全部楼层 |阅读模式

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药代们除日常拜访、对客户进行微观分析外,接触最多的莫过于各种会议。药代之所以需频繁召开会议,其主要是为了得到更好的沟通和决策,但这种沟通会议又时常陷入僵局。而如何让沟通更顺畅,会议更精彩,则需每位药代在召开会议时把握PPT制作相关原理、做足准备。

沟通会议需遵循五大原则

  第一,PPT仅仅适合在会议场景下使用,并且是配合口头语言进行宣讲的一种工具;
  第二,每张PPT的字数不宜过多,应控制在20个字以内,要补充最好选择口述;
  第三,PPT适宜用图表说明问题,图表是静态的抽象的高度浓缩的结果,配合口头讲解,效果将会更好;
  第四,除特殊情况外,一组PPT文件勿超过10张片子。若超过,药代们要思考,自己是否有把问题考虑清楚等;
  第五,汇报或介绍一个情况,15分钟时间足矣。如果超时,听者将会产生抗拒心理。

  然而很多药代开会的实际情况是,要么介绍/汇报者逻辑不清、啰嗦过后,听者仍是一头雾水;要么介绍过于简单,草草收场。而形成这两大问题的原因是没有进行必要的会前准备以及现场控制。
  例如常规的沟通汇报,笔者将会做7PPT来进行发言和报告,因为一次完美的沟通汇报会议10张以内的PPT就已足够,余下的只需要用语言来讲解即可:
  一是全年各指标完成情况(2张,一张具体的金额或数量,一张动态趋势图表);
  二是全年KPI各项指标执行及完成详解(1张,写要点);
  三是找出差距或超出目标的原因分析(2张,先从主观因素找起,再来看客观环境);
  四是解决问题的方法(1张,写要点,写步骤);
  五是需要的支持(1张,不要公司支持的如同黑夜行走)。

决策会议要提前做准备

  英国人凡事讲规则,开会有规则,吃饭有规则,甚至连上厕所都有规则,却被全世界人民讥讽为机械刻板,这简直是无知的体现。而英国人并非天生就会开会,而是深受开会的苦楚,才写出了一部关于会议规则的书。
  会议除了沟通以外,是作为决策活动的一个重要环节,或者会议本身就是决策过程。但此类会议更有讲究,更能体现会议组织者的水平。这样的会议,需要在会前做充分的准备:
  首先,评估会议议题是否酝酿成熟,也就是说有没有开会的必要。这涉及议题所讨论的各子题进展情况如何、资料收集、业务进展和人员动员等,如果准备到位,进入下一环节;
  其次,确定会议框架:议题介绍、会议的目的、会议决策流程、会议规则和纪律、参加人员等;
  再次,将会议框架和参会人员做好会前沟通,确保掌握会议的各项安排;
  最后,开会,按流程处理,主持人做好现场控制,检查员做好会议纪律及流程检查,记录员做好会议纪录。
虽然这些要点较为粗浅,但药代们也较为明白。可到现实工作中,会议却是无休无止,这其中,会议组织者要负很大责任。很多令人筋疲力尽的会议开下来,感觉什么都讲了,但好好想想,却发现什么结果都未产生。
  而导致类似困苦产生的原因主要有三点:
  一是缺乏会议规则,以及规则的监督。参会人员随意打破会议既定的流程和纪律,想讲多少讲多少,该发言时不发言,不该发言时乱插话,天马行空,焉能有会议成果出现?此类事情,现实中多半是会议组织者们——老板们,自己破坏规矩;
  二是没有进行充分的会前准备,参会人员不做功课,甚至到了会议现场才开始盘算如何发言,这样的效果可想而知;
  三是逻辑不清、啰嗦半天,沟通决策最后变成了扯皮会议,最终任何事情都没得到解决。这多半不是会议本身造成的,而是会议以外的工作没有做到位,集中到会上爆发。


文章来源:医药观察家 笔者:点苍鹤
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